Privacyvoorwaarden


Door in te stemmen met deze privacyvoorwaarden geef je aan dat je:

  1.  zorgvuldig om zult gaan met de persoonlijke gegevens die in de afgeschermde omgeving beschikbaar zijn en deze alleen zult gebruiken voor zaken die betrekking hebben op de toerusting en opbouw van onze gemeente.
  2. kennis hebt genomen van hoe we als gemeente omgaan met jouw persoonsgegevens en op de hoogte bent van jouw rechten die door de privacywet zijn vastgelegd. Kortom: je hebt de Privacyverklaring van onze kerk gelezen (zie hieronder)
     

Privacyverklaring Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt Zeewolde

Inleiding

Om als kerkgemeenschap te kunnen functioneren worden er persoonsgegevens van jou verwerkt.

De privacywet, bekend als de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) stelt hiervoor kaders waarbinnen wij dit mogen doen.

We respecteren jouw privacy en daarom willen we de door jou beschikbaar gestelde gegevens op een veilige manier verwerken en gebruiken.

In deze zogenaamde Privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, met welk recht wij dat menen te mogen doen, voor welk doel wij de gegevens gebruiken, en hoe we dat doen.

Ook geven wij duidelijkheid over jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Mochten er nog zaken onduidelijk zijn over hoe wij jouw persoonsgegevens beschermen, dan kun je contact opnemen met de contactpersoon privacy van onze kerk.

 

Jouw persoonsgegevens

De ledenadministratie

In onze ledenadministratie verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Geslacht
  • Roepnaam, Voorletters, Voornaam, Achternaam
  • Burgerlijke staat, Gezinssamenstelling
  • Adres: Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Woonplaats
  • Telefoon: vast en/of mobiel
  • E-mailadres
  • Geboortedatum en Geboorteplaats
  • Datum Doop, Plaats Doop, Kerkgenootschap Doop
  • Datum Belijdenis, Plaats Belijdenis, Kerkgenootschap Belijdenis
  • Datum Huwelijk, Plaats Huwelijk, Datum Kerkelijk Huwelijk, Kerkgenootschap Huwelijk

Bovenstaande gegevens hebben wij nodig om als kerkgemeenschap te kunnen functioneren. Op basis van “gerechtvaardigd belang”, in lijn met de doelstelling om kerkgemeenschap te zijn, mogen we dit doen. Concreet betekent dit dat wij deze gegevens verwerken in onze ledenadministratie en doen dat om je te kunnen informeren over kerkelijke activiteiten en ook om jou pastorale zorg te kunnen verlenen.

Voor het administreren van deze persoonsgegevens gebruiken wij kerkSPOT (www.kerk-spot.nl). Deze partij verwerkt jouw persoonsgegevens in onze opdracht en mag niets anders met de gegevens doen dan wij hebben afgesproken. Dit hebben we vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, waarbij we ook afspraken hebben gemaakt over de beveiliging van de gegevens.

Wij verstrekken op dit moment geen persoonsgegevens aan derde partijen en zullen dat ook niet doen zonder dat we kunnen aantonen dat we hier van jou toestemming hebben gekregen.

Persoonlijke mededelingen

In onze kerk vinden we het belangrijk zorgen en vreugden met elkaar te delen om deze ook in gebed voor te kunnen leggen aan onze God. Als we persoonlijke zaken met elkaar delen, - en denk dan met name aan mededelingen tijdens de kerkdienst of aan officiële communicatie via kerkblad of intranet – dan is dit altijd vooraf met de betrokkene besproken. Er kunnen zich zaken voor doen waarin dit niet altijd mogelijk is. Dan kan er voor gekozen worden op basis van gerechtvaardigd belang persoonlijke zaken te delen. Terughoudendheid hierin is dan uitgangspunt.

Omdat onze kerkdiensten live worden uitgezonden gaan we ook hier heel terughoudend om met persoonlijke mededelingen. In bepaalde gevallen – bijvoorbeeld onttrekking – wordt de uitzending onderbroken, om de privacy van betrokkene te beschermen.

Gegevens op Intranet

Ter bevordering van de onderlinge toerusting maken we net als bij de ledenadministratie gebruik van Kerkspot. Hier gelden dezelfde afspraken over privacy, zoals eerder vermeld.

Standaard zijn de volgende persoonsgegevens te zien voor andere leden van de gemeente:

  • Geslacht
  • Gezinssamenstelling
  • Roepnaam, Achternaam
  • Adres: Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Woonplaats
  • Telefoon: vast en/of mobiel
  • Geboortedatum

Om goed te functioneren als gemeente is het te rechtvaardigen dat bovenstaande gegevens met andere gemeenteleden gedeeld worden. Echter kun je zelf bepalen of je dit uiteindelijk wil of niet. Het is mogelijk om de gegevens die opgenomen zijn in de administratie af te schermen voor andere gemeenteleden, of te beperken tot de gemeenteleden met wie je in een groep zit. Hiermee beperk je natuurlijk wel de mogelijkheden van mede-gemeenteleden om een blijk van medeleven te geven.

Het is echter ook mogelijk om de andere persoonsgegevens die we vast hebben gelegd in de ledenadministratie te delen met de leden van de groepen waar je lid van bent, of met alle gemeenteleden. Dat bepaal je zelf en is dus op basis van je eigen toestemming.

Tevens is het mogelijk om gegevens toe te voegen en te delen met de gemeente of met de mede-groepsleden. Het betreft de volgende velden.

  • Onderwijsniveau, beroep
  • Links naar Website, Skype-naam, Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram
  • Profielfoto

Als je deze gegevens invult en aangeeft met wie je ze wilt delen, geef je hier ook direct toestemming voor. Je toestemming kun je intrekken door de gegevens weer te verwijderen, of andere keuzes te maken met wie je de gegevens deelt.

Tot slot zijn er nog een aantal andere zaken in te vullen. Deze zijn niet verplicht en hebben (nog) geen functie. We zijn nog in conclaaf met de leverancier om velden die geen nut hebben niet te laten zien, zodat er geen onnodige persoonsgegevens opgeslagen worden. Advies is dan ook deze (nog) niet te gebruiken. Het betreft de volgende velden: IBAN, BIC, Interesses en Medicijnen / Allergieën. Deze velden zijn op dit moment alleen door jou en onze eigen beheerders van Kerkspot te zien.

Foto’s

We vinden het belangrijk dat we elkaar kennen en foto’s helpen daarbij. We stellen het daarom op prijs dat er profielfoto’s geplaatst worden op intranet. Dit is echter niet verplicht: het is op basis van toestemming. Deze toestemming geef je door zelf je foto te plaatsen. Door zelf je foto te verwijderen trek je deze toestemming weer in.

Willen wij jouw profielfoto voor andere doeleinden gebruiken, dan zullen wij hier apart toestemming voor vragen. Dit geldt ook voor het plaatsen van naar personen herleidbare foto’s op de publieke website. Foto’s van kerkelijke activiteiten zullen zoveel mogelijk op het niet publieke deel (bekend als intranet) gepubliceerd worden. Ook hier willen we terughoudend mee om gaan.

We houden rekening met de privacy van kinderen en jongeren. Tot 12 jaar bepalen de ouders wat er gedeeld wordt. Vanaf 12 jaar moeten -in geval van toestemming- zowel het kind, als de ouders instemmen. Vanaf 16 jaar beslist het kind zelf. Daarom hebben we deze leeftijd gekozen om jongeren vanaf 16 jaar een eigen login te geven.

Bewaartermijnen

Omdat we jouw persoonsgegevens niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk zullen we bij vertrek uit- of bij onttrekking aan de gemeente de persoonsgegevens binnen 2 weken verwijderen. Deze termijn is noodzakelijk om zorgvuldig en grondig de gegevens te verwijderen.

Externe Links

Hoewel wij met zorg een aantal links naar externe websites hebben opgenomen in onze eigen webomgeving en intranet, zijn wij niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Daarvoor verwijzen we naar de privacyverklaringen van de desbetreffende organisaties.

Sociale Media

Hoewel er door gemeenteleden op persoonlijke titel gebruik gemaakt wordt van sociale media, zijn wij niet verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die daar verwerkt worden. Uitgangspunt is dat privacygevoelige informatie zoveel mogelijk binnen de beschermde intranetomgeving plaatsvindt.

 

Jouw rechten

Volgens de privacy-wetgeving heb jij een aantal rechten die we hier willen benoemen. Het gaat om het recht om je gegevens in te zien, het recht om ze te (laten) wijzigen, het recht om vergeten te worden, het recht dat je gegevens overgedragen worden en het recht op informatie.

Het recht op inzage, wijzigen, overdracht

Omdat jij via het intranet van Kerkspot volledig controle hebt over je eigen persoonsgegevens, heb jij altijd inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken. Je bent ook in staat om foutieve informatie direct te wijzigen. Dit kan na inloggen op MijnSchuilhof en wel bij “mijn gegevens” (of via Mijn Profiel – instellingen). Daar vind je ook de optie om jouw gegevens in een hanteerbaar formaat te downloaden. Zo voldoen wij aan wat de wet hierin van ons vraagt.

Het recht om vergeten te worden

Wanneer de grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken vervalt, doordat je niet meer ingeschreven bent als lid van de gemeente, of als je je verleende toestemming intrekt mogen wij jouw gegevens niet langer verwerken. Dit betekent dan dat we verplicht zijn je persoonsgegevens in de administratie te wissen en de eventueel met toestemming gepubliceerde foto moeten weghalen.

Mocht toch blijken dat dit niet het geval is, dan kun je je op dit recht beroepen. In eerste instantie bij het kerkelijk bureau, in tweede instantie bij de privacy-contactpersoon van de kerk en uiteindelijk zelfs bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het recht op informatie

Deze Privacyverklaring is onderdeel van jouw recht op informatie. Jij hebt het recht te weten wat we met welke persoonsgegevens van jou doen. Daarom zal in de toekomst deze privacyverklaring, als deze aangepast moet worden, weer opnieuw aan jou gepresenteerd worden.

Hoewel de wetgeving ons dwingt om transparant en zorgvuldig om te gaan met de ons toevertrouwde persoonsgegevens, is het voornamelijk ons respect voor de ander dat echt zorg draagt voor de bescherming van de privacy.

Zeewolde, 1 januari 2020